1 Facturen aanmaken en versturen

Facturen kunnen per post of per e-mail verstuurd worden. Beide werkwijzen zijn mogelijk in DigiBTW.

Volg de onderstaande stappen om een factuur op te stellen en te verwerken:

1.1 Bedrijfsgegevens invoeren

Om uw correcte en volledige gegevens op de factuur te kunnen tonen, is het belangrijk dat u uw bedrijfsgegevens controleert en aanvult via

Bedrijfsgegevens

1.2 Logo uploaden

Uw logo wordt automatisch op de factuur getoond wanneer deze in het systeem staat.
Om uw logo te uploaden, gaat u naar:

Bedrijfslogo

Selecteer uw logo vanaf uw computer door op 'Bladeren / Bestand kiezen' te klikken.

1.3 Klant invoeren

Om een nieuwe klant in te voeren, gaat u via het hoofdmenu naar:

Relaties Nieuw

Om een nieuwe relatie toe te voegen, dient u in ieder geval het veld Naam in te vullen. De overige velden zijn optioneel.

U kunt in het veld Factuuradres handmatig aanpassingen doorvoeren of bijvoorbeeld de naam van een contactpersoon toevoegen.

1.4 Factuur opstellen

Om een nieuwe factuur aan te maken, gaat u via het hoofdmenu naar:

Facturen Nieuw

  • De factuurdatum wordt standaard gevuld met de datum van vandaag maar het veld is aan te passen als dat nodig is.
  • Om de juiste adresgegevens te tonen op de factuur, typt u de naam van de relatie die u zojuist heeft aangemaakt in het veld Relatie.
  • Als de relatie nog niet bestaat, kunt u direct een nieuwe relatie aanmaken middels het icoon.
  • Geef in de velden Omschrijving, Aantal, Bedrag en BTW percentage aan wat u in rekening wilt brengen, wat de prijs er van is en welk BTW percentage van toepassing is.
  • Als u verschillende zaken in rekening wilt brengen (bijvoorbeeld uren, materialen, reiskosten, etc.), klikt u op Regel toevoegen

Om de factuur aan te maken klikt u vervolgens op:

Opslaan

Wanneer de factuur aangemaakt is, kunt u deze per e-mail of post verzenden, door te klikken op:

Verstuur per e-mail   of   Download PDF

Per e-mail

U kunt de begeleidende tekst van de e-mail aanpassen naar wens en eventueel een specificatie toevoegen door onderin de e-mail te klikken op Extra bijlage. De e-mail wordt tijdens het versturen voorzien van de factuur in PDF formaat, tevens wordt de status omgezet naar Verstuurd

Per post

De factuur kunt u als PDF downloaden om deze per post te versturen. Wanneer u de factuur verstuurd heeft (per post), klikt u op Niet verstuurd om de status handmatig op Verstuurd te zetten en de factuur definitief te maken.

2 Kosten boeken

Wanneer zakelijke kosten heeft, zoals bijvoorbeeld bonnetjes of facturen die u van leveranciers ontvangen heeft, kunt u onder het kopje Kosten in het hoofdmenu invoeren.

U kunt ervoor kiezen om eerst leveranciers aan te maken (zoals u ook klanten aan heeft gemaakt, via Relaties).

Maar dat is niet per se nodig, een nieuwe relatie kan ook direct aangemaakt worden wanneer u Kosten aan het invoeren bent.

2.1 Leveranciers invoeren

De stappen voor het invoeren van een Leveranciers zijn gelijk aan die van het invoeren van Klanten.

Om een nieuwe leverancier in te voeren, gaat u via het hoofdmenu naar:

Relaties Nieuw

Om een nieuwe leverancier toe te voegen, dient u in ieder geval het veld Naam in te vullen. De overige velden zijn optioneel.

2.2 Kosten invoeren

Voor het boeken van kosten, gaat u via het hoofdmenu naar:

Kosten Nieuw

  • Vul de datum van de bon of factuur in om de kosten in de juiste maand te boeken.
  • Koppel de relatie die u zojuist heeft aangemaakt door in het veld Relatie een gedeelte van de naam van de relatie te typen en deze vervolgens te selecteren.
  • Geef in de velden Omschrijving, Bedrag en BTW percentage aan wat er in rekening is gebracht, wat het bedrag daarvan exclusief BTW is en welk BTW percentage daarover geheven is.
  • Zijn er twee verschillende BTW percentages toegepast op de bon of factuur, klik dan op Regel toevoegen om het andere BTW percentage toe te voegen.
  • Geef bij Grootboekrekening aan wat voor type kosten het waren. U kunt in dit veld een omschrijving van de type kosten typen zoals Huur, Reiskosten of Overige kosten om het juiste grootboek te vinden.

Wanneer u direct na het invoeren nieuwe bonnen of inkomende facturen wilt boeken, klikt u op:

Opslaan + nieuw

3 Banktransacties verwerken

Heeft u betalingen gedaan of ontvangen in de bank? Voer het in DigiBTW in om goed in de gaten te houden welke facturen al zijn betaald en welke nog open staan.

Het is mogelijk om uw banktransacties te importeren. Log hiervoor in bij uw internetbankieren en download een bestand van uw transacties in het formaat MT940 IBAN, MT942 of CAMT053.

Op deze pagina treft u per bank een uitleg over het exporteren van de mutaties.

Voor het importeren van de banktransacties, gaat u via het hoofdmenu naar:

Bank / Kas Importeren

  • Selecteer daar het door uw bank aangeleverde bestand om de transacties te importeren.
  • Zodra de import is afgerond, klikt u op Begin verwerking om de transacties te controleren.

In DigiBTW worden zoveel mogelijk transacties automatisch gekoppeld aan de hand van bestaande facturen of historische transacties. Als dat niet het geval is, kunt u hier onder lezen hoe u de transacties alsnog goed koppelt.

Betaling van klant

Betreft de transactie 'Ontvangsten van klanten die u een factuur heeft gestuurd' selecteer dan onder het kopje Verwerking bij Type > Factuur en koppel de factuur door op het factuurnummer te zoeken of op naam van de klant.

Betaling door u aan leverancier

Betreft de transactie 'Betalingen aan leveranciers waarvan u de kosten heeft ingeboekt' selecteer dan onder het kopje Verwerking bij Type > Inkoop en koppel de factuur door op het factuurnummer te zoeken of op naam van de leverancier.

Overige betaling

Betreft de transactie een overige betaling of ontvangst zoals bijvoorbeeld bankkosten? Selecteer dan onder Verwerking 'Handmatig' en zoek bij Grootboek het bijhorende grootboek door te zoeken op een omschrijving van de kosten.

Klik op Opslaan om verder te gaan.

4 BTW aangifte

Zodra u alle facturen en kosten heeft ingevuld, is het tijd voor uw BTW aangifte.

DigiBTW berekent de aangifte automatisch en zet deze voor u klaar.

4.1 BTW Berekenen

Ga naar BTW en geef bovenin aan over welke periode u de BTW wilt berekenen en klik vervolgens op Tonen

DigiBTW zal aan de hand van de door u ingevoerde gegevens de BTW aangifte vullen.

4.2 BTW aangifte versturen

Om de aangifte te ondertekenen en te versturen naar de Belastingdienst, klikt u onderaan het scherm op BTW aangifte versturen aan de Belastingdienst

U hoeft hierna niet meer in te loggen op de pagina van de Belastingdienst.

4.3 BTW betalen

Let er op dat u niet vergeet het verschuldigde bedrag over te maken naar de Belastingdienst onder vermelding van het door DigiBTW gegenereerde betalingskenmerk.

Nieuwsbrief

Hoi, ik ben Bart!

Graag deel ik mijn jarenlange kennis en ervaring op het gebied van boekhouden en zzp'en!

Blijf ook op de hoogte, laat uw e-mailadres achter!

Geen zorgen, wij houden ook niet van spam.